Bureaumanager

Bureaumanager

In deze unieke nieuwe rol als Bureaumanager (of Kantoor Manager) en MT lid vervul je een absolute sleutelrol binnen Van Rhijn Notarissen in Zeist. Jij ondersteunt de directeur in de dagelijkse aansturing van het kantoor. Hierbij neem jij alle niet notariële activiteiten uit handen en zorg je ervoor dat de vakspecialisten worden gefaciliteerd. Je bent ook verantwoordelijk voor HR en coördineert de werkzaamheden van externe leveranciers, zoals ICT en marketing. Alles met als doel dat jouw collega’s zich kunnen focussen op hun vak en maximaal ontzorgd worden met betrekking tot alle kantoor zaken. Een unieke functie omdat het doel van de functie wel duidelijk is, maar de invulling nog vorm kan worden gegeven door de nieuwe Kantoor Manager! Heb je de ambitie en de drive om binnenkort te starten in deze eindverantwoordelijke rol? Dan is dit een interessante functie voor jou en ontvangen we graag jouw sollicitatie!
Verantwoordelijkheden
  • Office Management, coördineren alle office management taken
  • Onderdeel MT, management informatie en voorbereiden vergaderingen
  • Coaching en aansturing, coaching en aansturing van collega’s
  • HR, complete in-, door-, en uitstroom
  • Beoordelingen, betrokken bij beoordeling- en functioneringsgesprekken
  • Doorontwikkeling, betrokken bij de ontwikkeling en digitalisering van de processen
  • Skills/ervaring
  • Empatisch
  • Aansturing
  • Proces ontwikkeling
  • Analytisch
  • Overtuigingskracht en leiderschap
  • Automatisering
  • Organisatie sensitief
  • Energiek en tact
  • Over Rhijn Notarissen
    Van Rhijn Notarissen is een bekend notariskantoor in het centrum van Zeist. Verwacht van dit kantoor geen stoffig imago, maar juist een energieke en gedreven club met 16 dames en 1 heer. Sta er niet van te kijken als je weer gelach uit de spreekkamers hoort want humor hebben is een vereiste als je hier wilt passen. De cultuur wordt omschreven als die van een familiebedrijf. Er wordt goed voor de medewerkers gezorgd en iedereen beseft dat er wel een business gedraaid moet worden met tevreden klanten waar je soms een stapje meer voor doet, gewoon omdat het kan.

    Functieprofiel

    Als Bureaumanager ben je het eerste aanspreekpunt voor alle collega’s voor alle niet notariële werkzaamheden en ben je lid van het MT. Naast de dagelijkse aansturing van het kantoor zijn er altijd wel interessante projecten die je initieert en leidt. Concreet moet je bijvoorbeeld denken aan het opstellen en implementeren van een risico-inventarisatie en evaluatie. Hierbij ben je uiteraard vrij om expertise van een externe partij in te schakelen. Een ander project kan zijn het meedenken over de doorontwikkeling van de digitalisering van het kantoor. Zo is er nu een app beschikbaar waarmee een klant zich kan identificeren. Oftewel een interessante tool voor een notariskantoor, maar wat wel moet worden geïmplementeerd. En wat te denken van de digitale akte? Ook hier moet nog het nodige aan ontwikkeld worden. Als lid van het MT denk je ook mee over het toekomstbestendig worden van het kantoor. Je bent daarnaast ook verantwoordelijk voor de complete HR cyclus. Je werkt nu al aan de employer branding om in de toekomst de juiste vakspecialist aan jouw organisatie te binden. Kortom je bent continu betrokken bij de ontwikkeling van de organisatie. Taken en verantwoordelijkheden Office Management:
    • Coördineren van alle office managementtaken;
    • Je bent verantwoordelijk voor managementinformatie en monitoren op volledigheid daarvan;
    • Voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor een nauwkeurige documentatie;
    • Zorgen voor een professionele en efficiënte communicatie;
    • Je bent contactpersoon naar en aanspreekpunt voor intern en leveranciers waaronder automatisering en social media;
    • Het plannen van vergaderingen, coördineren van afspraken en agendabeheer;
    • Intern stuur je de collega’s aan.
    Taken en verantwoordelijkheden HR: Dit betekent dat je de complete in-, door- en uitstroom van medewerkers begeleidt.
    • Waar nodig contact onderhouden met externe partijen zoals een Arbodienst;
    • Je bent betrokken bij beoordelings- en functioneringsgesprekken en de opvolging hiervan;
    • Coaching van medewerkers;
    • Beheren van personeelsdossiers en zorgen voor naleving van HR gerelateerde wet- en regelgeving;
    • Coördineren en bijhouden van administratieve werkzaamheden zoals bijhouden ziekteverzuim en verlof;
    • Optuigen van een employer branding strategie.

    Functie-eisen

    Als Bureaumanager ben je empathisch en weet je intuïtief wanneer je in actie moet komen voor een collega. Je hebt ervaring in het managen van afdelingen en processen en vindt het interessant om nauw betrokken te zijn bij de business. Jouw kennis is opgebouwd uit een combinatie van opleiding en/of ervaring in een soortgelijke rol. Relevante studies zijn bijvoorbeeld Human Resources, Office Management of Bedrijfskunde. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve- en organisatievaardigheden en heb je de nodige energie en tact.

    Arbeidsvoorwaarden

    Werken bij Van Rhijn Notarissen betekent werken in een dynamische, sfeervolle organisatie met potentie. Jouw moderne en stijlvolle kantoor is gevestigd in het hartje van de stad Zeist en beschikt over eigen parkeerruimte.
    • Een brede functie met veel uitdaging, waarbij je de rol nog zelf vorm kan geven;
    • Diverse projecten, zoals automatisering, procesoptimalisatie en HR gerelateerde zaken;
    • Een rol binnen het managementteam waardoor je direct betrokken bent bij de business;
    • Direct in dienst bij Van Rhijn Notarissen op een contract voor 32-37,5 uur;
    • Zeer goede arbeidsvoorwaarden met een salaris tussen € 4.800,- en € 6.100,- per maand op basis van een 37,5 urige werkweek en een jaarlijkse resultaat afhankelijk tantième;
    • Een fijne organisatie met gemotiveerde collega’s met diepgang.

    Vragen over de vacature

    Neem contact op met Frans
    Cooster Executive Search

    Solliciteer

    Vragen over de vacature of andere inhoudelijke vragen? Neem gerust contact op!

    Vragen over de vacature

    Neem contact op met Frans
    Geschikt voor elke zakelijke setting

    Zet je ambities om in actie

    Ontdek altijd boeiende kansen in hoger management en directie binnen het MKB en private equity. Of je nu een Finance Manager, Operationeel Manager of een Commercieel Directeur bent, wij hebben de positie die past bij jouw ervaring en ambities.
    NTT
    Accounting manager
    In de snel veranderende wereld van ICT is NTT één van de BIG-4 spelers en vanuit accounting ben jij verantwoordelijk voor het accounting deel van finance. Als Accounting Manager geef je leiding aan het accounting team. Jij beheert en verbetert het interne en externe auditproces, zorgt voor goed contact met de externe accountant, houdt scherp toezicht op compliance-eisen en bent betrokken bij M&A trajecten. Kortom, als Accounting Manager ben jij de rechterhand van de CFO in alle complexe accounting zaken en stuur je het Nederlandse finance team aan.
    Auxilium
    Operationeel Directeur Adviesgroep Accountancy
    Auxilium is de adviseur en trainer voor de accountant in het MKB. Vanuit Leusden ondersteunen zij met een team van 25 collega’s ruim 420 (mkb) accountantskantoren bij lastige vaktechnische vragen, fiscale en juridische regels en vinden zij bijvoorbeeld een financieringspartij voor de klant. Voor versteviging en uitbreiding van het directieteam is Auxilium op zoek naar een Operationeel Directeur. Dit betekent dat er naast de Algemeen Directeur en de oprichter een nieuwe rol ontstaat. Samen ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het kantoor, waarbij ieder verschillende aandachtsgebieden heeft. Jij hebt ervaring binnen de accountancy en staat op het punt in jouw leven dat je zelf wilt ondernemen en misschien wel (mede) eigenaar wilt worden. Zeker is dat je een bewezen manager bent die graag jouw goede ideeën wilt vertalen naar concrete acties en daarbij een compleet team aanstuurt. Je houdt ervan om processen te verbeteren en koers uit te zetten voor Auxilium en haar klanten.
    HORA
    Logo van HORA
    Operationeel Manager Hora
    Vervuld
    MP Liften
    Logo van MP Liften
    Manager Finance BeNe
    MP Liften is toonaangevend in speciale liften en ontwerpt slimme oplossingen voor de installatie, het onderhoud en de modernisering van personen- en goederenliften. Hun doel is om de levenskwaliteit en het welzijn van mensen te verbeteren door hen innovatieve, uitstekende en veilige liftoplossingen te bieden die ze nodig hebben om zich in het dagelijks leven te verplaatsen.
    Solliciteer direct

    Bureaumanager

    "*" geeft vereiste velden aan

    Persoonlijke gegevens
    Optioneel
    Max. bestandsgrootte: 8 MB.
    Max. bestandsgrootte: 8 MB.